Làm sao để giám sát viên chức sử dụng Internet?

Làm sao để giám sát viên chức sử dụng Internet?

(HR) Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của viên chức thúc đẩy tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và vì sao bạn lại phải làm như vậy.

Bây chừ, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản trị cơ quan phải đối đầu. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở thành hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của viên chức trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông báo mang tính cạnh tranh,....

Bên cạnh đó, nhiều nhân sự lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giảng giải rõ ràng, đơn vị can thiệp quá sâu vào sự riêng tây của viên chức, thì hiệu quả công việc của họ sẽ sút giảm và có thể những viên chức tốt sẽ đi khỏi, thậm chí các vụ kiện cáo sẽ xảy ra.

Vậy lời trả lời cho bài toán giám sát viên chức sẽ phải như thế nào? Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những kiểm tra sơ bộ và một đôi chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân sự ảnh hưởng tới internet.

Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát

Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại Mỹ có đến 31% viên chức truy vấn cập Internet và đánh giá hòm thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các cơ quan tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia tăng chóng vánh. Không ít cơ quan đã phải sàng lọc và khoá các trang web không phù hợp.

Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần đông là vì hiện tượng nhân sự lạm dụng truy hỏi cập Internet trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các cơ quan buộc phải cho phép nhân sự truy tìm cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng hăng hái, nhiều tác hại đã phát sinh. Và các doanh nghiệp buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân sự truy nã cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công tác cá nhân khác thông qua Internet và e-mail.

Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân sự là rất đa dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Thí dụ, phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ quát để đánh giá e-mail.

Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản   tài liệu   được gửi đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa tiếng nói. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các cơ quan, còn lại là các đơn vị chính phủ, hoặc cha mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp

Theo nhiều nhà phân tách, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp bây giờ là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông tin với các nhân viên về những điều họ làm và giảng giải lý do vì sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.

“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng cần lao, họ cũng phải giám sát theo một cách ăn nhập nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân sự đối với mình”.

Theo Ann Meany, chuyên gia bản vấn   viên chức   cho hãng Watson Wyatt Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:

- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay thuần tuý chỉ phát xuất từ một sự hình dong nào đó? “Việc giám sát viên chức chỉ vì những mong muốn và sở thích tạm sẽ không phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những l‎ý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân sự, các vấn đề tương tác tới quấy phá tình dục, hoặc những mối quan ngại thúc đẩy tới ăn lận, điệp báo viên,...

- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa đơn vị? Trong một công ty doanh nghiệp nghiên cứu phát triển, công tác của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu đơn vị của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân sự thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, coi sóc vật nuôi, chăm chút trẻ thơ,..., Bạn phải bằng lòng rằng các nhân sự sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công tác cá nhân.

Nếu bạn nhận được những câu giải đáp hăng hái, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:

1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các viên chức
Bạn nên giảng giải cho các viên chức biết về phần mềm giám sát và những thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản trị khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu cầu).
Phương pháp bạn giới thiệu và diễn tả cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát là rất quan yếu. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những ích lợi cụ thể, chả hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, tăng cường mức độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân sự.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối đầu với một vụ kiện cáo sau đó.

2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là chẳng thể được chấp nhận
Việc vạch ra mọi cảnh huống có thể xảy ra là chẳng thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, bài bạc hay thậm chí cả những trang web   tuyển dụng   khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.

“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô dụng có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi đơn vị phải tự quyết định việc này sao cho thích hợp nhất với yêu cầu công tác đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân sự sẽ làm việc tốt hơn và có nghĩa vụ hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không phù hợp. Các viên chức sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.

Hao hao như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân sự không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông tin cho họ biết điều này.

3. Hãy biểu thị sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời kì của nhân sự
Nếu đơn vị của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần cảm thông và biểu lộ sự thiện ‎ý với một đôi hoạt động cá nhân trong giờ làm việc.
Nếu công việc trong doanh nghiệp trường xuyên trong tình trạng quá vận tải đối với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất thiết thì năng suất công tác chung sẽ tốt hơn.

4. Thăng bằng hợp lý giữa an ninh và quyền tây riêng
Nếu một viên chức lãng tổn phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô dụng trên internet, có nghĩa bạn đã   tuyển dụng   không chuẩn xác.

Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu l‎ý lịch để gửi tới một đơn vị khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ doanh nghiệp khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy nhiễu tình dụng hoặc các hành vi không mấy ăn nhập, hay thậm chí là an ninh của cả nhà nước.

Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát viên chức có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chả hạn như có thể là chứng cứ chống lại đơn vị bạn trong những vụ kiện cáo pháp lý có liên quan.

5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi đơn vị bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân sự đáng tin cậy sẽ rất đơn giản để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những người bạn chẳng thể tin cậy.

Hy vẳng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi góc cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong cơ quan, bạn sẽ đạt được những kết quả hăng hái. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những ăn lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế năng suất và tinh thần làm việc của các nhân viên.

Quantri.Vn

Định nghĩa   quản lý nguồn nhân công
Định nghĩa quản lý nguồn nhân lực

Có nhiều cách phát biểu về quản lý Nguồn nhân công do tác động cách tiếp cận và nhận thức khác nhau. Một trong những định nghĩa thường dùng đó là: "quản lý nguồn nhân công là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý tác động có tác động đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên của nó ".

Ngày nay khái niệm hiện đại về quản lý nguồn nhân công là: "quản trị nguồn nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục đích của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được những mục tiêu của cá nhân ".
+ Mục đích của tổ chức:
- Tổn phí cần lao thấp trong giá thành.
- Hiệu suất lao động tối đa của nhân sự.
- Nguồn nhân công ổn định và sẵn sàng.
- Sự trung thành của người lao động.
- Sự cộng tác thân thiện của người lao động.
- Người lao động phát huy và đóng góp những sáng kiến.
- Tổ chức sinh sản một cách khoa học và chặt chẽ.
- Lợi nhuận tối đa và thắng lợi trong cạnh tranh.
+ Mục tiêu của cá nhân:
- Thỏa mãn những nhu cầu không ngừng tăng lên của con người
- Một cách cụ thể những nhu cầu của viên chức có thể là:

1. Nhu cầu về việc làm và điều kiện làm việc:
- Việc làm an toàn (về tính mệnh, sức khỏe, tài sản, an ninh tâm lý …).
- Việc làm không đơn điệu và buồn chán.
- Việc làm ăn nhập với năng lực và sở trường của cá nhân.
- Được làm việc trong bầu không khí lành mạnh và thân thiện.
- Có cơ sở vật chất phù hợp cho công việc.
- Thời kì làm việc phù hợp.
- Việc   tuyển dụng   phải ổn định.

2. Quyền cá nhân và   lương   bổng:
- Được đối xử theo cách tôn trọng phẩm giá của con người.
- Được cảm thấy mình quan trọng và cấp thiết.
- Được quyền làm việc dưới sự điều khiển của cấp trên là người hiểu biết.
- Được quyền làm việc dưới sự điều khiển của cấp trên là người có khả năng giao tiếp   viên chức   .
- Được quyền tham gia vào các quyết định có liên quan trực tiếp đến cá nhân mình.
- Muốn được đối xử một cách công bằng.
- Mong muốn hệ thống lương thuởng công bằng và được trả công theo sự đóng góp mỗi người.

3. Cơ hội thăng tiến:
- Được cấp trên nhận biết thành tích trong dĩ vãng.
- Thời cơ được tham dự các khóa   tập huấn   và phát triển.
- Cơ hội phân trần thiên tài: tạo điều kiện cho họ lập thành tích và ham thích trong công việc.
- Cơ hội được thăng chức để cải thiện mức sống và việc làm có ngày mai.
Câu hỏi quan trọng mà các nhà QL phải trả lời là: CN thực sự muốn gì từ công tác của họ?

Từ những ý kiến hiện tại về viên chức, quản lý nguồn nhân công đã được phát triển trên cơ sở những nguyên tắc sau:
- Nhân sự được đầu tư thỏa đáng để phát triển các năng lực riêng nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đồng thời tạo ra hiệu suất cần lao, hiệu quả làm việc cao và đóng góp tốt nhất cho tổ chức.
- Môi trường làm việc được thiết lập sao cho có thể kích thích viên chức phát triển và sử dụng tối đa kỹ năng của mình.
- Các chức năng nhân sự được phối hợp và là một phòng ban chiến lược quan yếu trong chiến lược của cơ quan.
- QTNNL ngày nay phải được trải rộng ra các nhánh của tổ chức, chứ không chỉ tập hợp ở phòng ban Tổ chức Cán bộ.

P5media.Vn