9 cách nâng cao kỹ năng quản trị thời gian

Kỹ năng quản trị thời gian là đề nghị căn bản của nhà phỏng vấn đối với người tìm việc. Sử dụng thời kì một cách hiệu quả giúp người lao động giảm đi sự bao tay và làm việc tốt hơn.

Quản lý thời kì có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định minh mẫn về việc sử dụng nó. Ngoại giả có rất nhiều người lao động vẫn chưa thể quản lý hiệu quản thời gian mà mình có được. Họ thường xuyên rơi vào tình trạng chạy đua với công việc và than phiền rằng mình có quá ít thời gian để thực hành các kế hoạch.

Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cho mình và gia tăng năng suất cần lao:

1. Phân chia công việc

Tự mình giải quyết tất cả các nhiệm vụ chỉ khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt lực. Phân chia công tác là phương pháp hữu hiệu giúp bạn không phải lâm vào tình trạng quá chuyển vận. Ở vị trí là nhà quản lý việc làm này không đồng nghĩa với sự lẩn tránh nghĩa vụ. Bạn có thể sử dụng các cách thức ủy quyền để bàn giao công việc cho cấp dưới. Thêm vào đó, sự trợ giúp của đồng nghiệp sẽ góp phần bảo đảm cho kết quả hoạt động của tập thể được trở thành tốt hơn.



2. Lên lịch trình làm việc

Trước khi khởi đầu một ngày làm việc, bạn cần lập ra danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng, cấp thiết, cần giải quyết ngay. Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên giúp bạn xác định đâu là nhiệm vụ phải được quyết sớm và tránh lãng chi phí thời kì, nguồn lực.

Hãy chắn chắn rằng những nhiệm vụ đã đề ra nằm trong khả năng giải quyết của bạn. Danh sách các công việc cần làm và lộ trình cụ thể góp phần giúp cho tăng cường khả năng cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

3. Tránh trì hoãn

Sự trì hoãn là một trong những điều làm ảnh hưởng đến hiệu suất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc lãng phí tổn thời kì và năng lượng cần thiết. Bạn cần ngăn chặn sự trì hoãn bằng mọi giá. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.

4. Tránh sự găng

Stress thường xảy ra khi bạn chấp nhận làm việc nhiều hơn so với khả năng của mình. Kết quả là cơ thể, ý thức bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, năng suất làm việc sút giảm. Đừng để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Hãy san sẻ khó khăn trong công tác mà bạn đang gặp phải với đồng nghiệp. Dành thời gian cho thư giãn cho bản thân bằng cách nghỉ ngơi, trò chuyện với bạn bè hay đọc cuốn sách ưa thích.

5. Thiết lập thời hạn

Bất kỳ một nhiệm vụ nào cũng đều có thời hạn để hoàn tất. Ngoài mốc thời hạn do cấp trên đưa ra, bản thân người cần lao cần chọn cho mình một cột mốc khác sớm hơn so với đề nghị. Cách làm này tạo cho bản thân thời cơ thách thức, thử sức trước áp lực công việc và thời gian. Khi đẵ vượt qua được thách thức, bạn nên dành cho mình một phần thưởng xứng đáng.

6. Tránh sự đa nhiệm

hầu hết mọi người cho rằng làm nhiều việc trong cùng một lúc sẽ mang lại sự hiệu quả. Ngoài ra, sự thật là bạn chỉ có thể có năng suất làm việc tốt nhất khi tụ hội vào công việc. Sự đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ cản trở hiệu suất lao động và làm giảm thiểu kĩ năng quản lý thời gian.

7. Khởi đầu làm việc sớm

Những người thành công đều có nhiều thói quen giống nhau. Họ bắt đầu một ngày mới từ rất sớm. Thức dậy sớm giúp bạn cảm thấy thoải mái, đầu óc trở nên minh mẫn. Bởi vậy, những kế hoạch, dự định trong cả một ngày được lập ra trong thời khắc đó sẽ được vận hành hiệu quả, khoa học và hợp lý hơn.

8. Thư giãn

Quá nhiều găng, áp lực khiến bạn mỏi mệt và tác động đến năng suất làm việc. Bất cứ khi nào cảm thấy quá vận tải, hãy dành khoảng 10 – 15 để nghỉ ngơi. Đứng dậy đi bộ, nghe một đôi bản nhạc hoặc nhắm mắt xuôi tay nghỉ ngơi và nhiều cách làm khác giúp bạn lấy lại được năng lượng cho mình.

9. Học cách nói không

Lịch sự từ chối nhiệm vụ bổ sung nếu bạn nghĩ rằng bản thân đang quá vận chuyển với số lượng công tác hiện tại. Hãy nhìn vào danh sách những công việc cần hoàn thành trong ngày và hiểu thêm về tính cấp bách của nhiệm vụ mới để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Theo Khánh Di (TimViecNhanh/Lifehack)
Hoạch định nhu cầu   nhân sự
Khái niệm:
Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân công của một cơ quan để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hoạch định nguồn nhân công là một tiến trình đảm bảo cho cơ quan có đủ số người với những kỹ năng cấp thiết để hoàn tất công tác nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị
Như vậy lập kế hoạch nhân công kéo theo việc dự báo các nhu cầu của tổ chức trong mai sau về nhân công và cung cấp nhân lực để bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đủ cán bộ cấp thiết vào các thời điểm cấp thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của công ty .
Hoạch định nhu cầu nhân lực một cách cụ thể bao gồm:
-Xác định cần bao lăm người với trình độ lành nghề thích nghi để thực hành các nhiệm vụ hay mục đích của tổ chức.
-Xác định lực lượng cần lao sẽ làm việc cho tổ chức.
-Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân công của tổ chức tại thời điểm thích hợp trong tương lai.
Mục tiêu của hoạch định nguồn nhân lực:
·Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân công và đảm bảo sự phát triển liên tục của nó.
·Bảo đảm có khả năng cần thiết để thực hiện các mục tiêu của cơ quan
·Kết hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục đích của tổ chức
·Tăng hiệu suất của tổ chức.
Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân công giúp cho công ty xác định rõ khoảng cách giữa ngày nay và định hướng mai sau về nhu cầu nhân công của doanh nghiệp; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp thấy rõ hơn những hạn chế và thời cơ của nguồn tài sản nhân công mà doanh nghiệp hiện có. Điều này có ý nghĩa quan yếu trong hoạch định các chiến lược kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định NNL chẳng thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của doanh nghiệp.
Hoạch định nhân lực tác động đến các hoạt động khác của   quản lý nguồn nhân công   được biểu hiện sau đây:
1.Các thông tin phân tích công việc chỉ ra những nhiệm vụ và những kỹ năng cần thiết nhằm thực hiện các công tác khác nhau. Đơn vị cần tiến hành lập mưu hoạch nhân lực để dảm bảo rằng có đủ nhân công với kỹ năng cấp thiết để thực hiện tốt các nhiệm vụ. Như vậy lập mưu hoạch nhân lực tương tác chặt chẽ với phân tích công việc.
2.Khi việc đồ mưu hoạch nhân lực chỉ ra rằng loại nhân công mà đơn vị đang cần không có sẵn , đơn vị có thể quyết định tiến hành thiết kế lại công tác để đổi thay nhiệm vụ đề ra và đổi thay các kỹ năng cho phù hợp với loại nhân công mà công ty đang có sẵn .
3.Các nhân tố có hại cho sức khỏe và an toàn cần lao trong công tác có thể đưa đến hiện tượng bỏ việc , nghĩa là liên quan tới nhu cầu nhân công trong mai sau cho loại công tác này, vì vậy cần phải loại bỏ các yếu tố có hại .
4.Lập mưu hoạch về nhân lực chỉ ra những công việc đang có nhu cầu nhân lực trong một thời khắc xác định do đó việc tuyển người phải sao cho đảm bảo đúng đề nghị về thời gian.
5.Đồ mưu hoạch nhân lực chỉ ra số lượng người cần chọn trong tổng số người tham gia tuyển chọn.
6.Khi kế hoạch nhân công chỉ ra những loại nhân lực mà cơ quan không có sẵn, doanh nghiệp có thể phải quyết định tiến hành   đào tạo   và cất nhắc để phát triển dự trữ nhân công cần trong ngày mai. Như vậy lập mưu nhân công gắn chặt với quá trình tập huấn, phát triển nguồn nhân lực.
7.Khi kế hoạch nhân công cho thấy loại nhân công cần thiết không có sẵn, doanh nghiệp thường có thiên hướng đưa ra một thù lao lớn hơn để thu hút nhân lực có những kỹ năng mà ta mong đợi từ thị trường nhân công trong nước hay quốc tế.
8.Thành công của các hoạt động về kế hoạch nhân công có thể giám sát chuẩn y quá trình kiểm tra hiệu quả. Nghĩa là qua quá trình đánh giá hiệu quả có thể khẳng định được kế hoạch nhân công có đem lại thành công hay không.
2/ Các yếu tố tương tác đến nhu cầu nhân công:
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực của công ty. Ta có thể chia làm các nhóm nguyên tố sau đây:
A)Nhóm các nguyên tố thuộc về môi trường bên ngoài :
+ Các bước ngoặt của nền kinh tế có thể tương tác tới nhu cầu về nhân lực.
-Trong thời đoạn nền kinh tế phát triển, nhu cầu nhân lực có thể tăng lên.
- Trong thời đoạn nền kinh tế suy thoái, nhu cầu nhân công có thể giảm.
+ Những thay đổi về chính trị hay luật pháp cũng có thể tương tác tới nhu cầu nhân công mai sau của một doanh nghiệp.
Những đổi thay về chính trị hay pháp luật có thể ảnh hưởng một cách trực tiếp và mạnh mẽ đến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và như vậy vững chắc sẽ thúc đẩy đến nhu cầu nhân công hiện tại và mai sau của doanh nghiệp.
+ Các thay đổi về kỹ thuật sẽ thúc đẩy mạnh mẽ tới nhu cầu mai sau của một công ty về nhân công.
Khi công nghệ được cải tiến, thực chất của công việc trở thành phức tạp hơn, vì thế nhu cầu của doanh nghiệp đối với loại công nhân có kỹ năng đặc biệt sẽ tăng lên. Ngoài ra đơn vị thường phải đấu tranh với sự thiếu hụt loại nhân lực kỹ thuật cao này do sự chậm chạp trong đào tạo nhân viên quen với kỹ thuật mới. Bởi sự đào tạo thường diễn ra sau và chậm hơn so với sự đổi mới về kỹ thuật và công nghệ.
+ Sức ép của cạnh tranh toàn cầu sẽ tác động tới nhu cầu mai sau của tổ chức về nhân lực .
Giảm quy mô và thiết kế lại công tác là những biện pháp thường nhật được sử dụng để giảm giá thành sản phẩm. Những biện pháp này sẽ tương tác đến nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp.
B) Các yếu tố thuộc về môi trường bên trong của cơ quan:
+ Các mục tiêu kinh doanh chiến lược của tổ chức:
Các mục đích ngắn hạn, dài hạn trong sản xuất kinh doanh, các vấn đề về ngân sách của công ty sẽ thúc đẩy tới nhu cầu ngày mai của đơn vị về nhân công. Điều này cho thấy sự tăng lên của mục tiêu theo dự đoán sẽ làm tăng nhu cầu nhân lực, trong khi sự suy giảm mục tiêu kinh doanh sẽ làm giảm nhu cầu nhân lực.
+ Giảm quy mô và thiết kế lại công việc để ứng phó với áp lực cạnh tranh sẽ làm giảm nhu cầu nhân lực
+ Ap dụmg kỹ thuật mới, công nghệ mới là thiên hướng tất yếu của sự phát triển và điều này đưa đến những đổi thay trong cơ cấu cần lao và số lượng lao động .
Những nhu cầu nhân công chất lượng cao sẽ tăng lên và tổng số lao động có thể sẽ giảm đi. Nhân tố kỹ thuật và công nghệ vừa mang tính bên ngoài lẫn bên trong của cơ quan.
+ Nhu cầu tương lai của doanh nghiệp về nhân lực sẽ thay đổi khi sản phẩm và dịch vụ hướng về chu kỳ tồn tại của sản phẩm.
Thí dụ sản phẩm trong chu kỳ phát triển hay bão hòa nhu cầu nhân lực sẽ tăng lên , trái lại khi sản phẩm trong thời đoạn suy thoái nhu cầu về nhân công sẽ suy giảm .
+ Sự độc lập hay hợp tác với các công ty khác cũng có thể đổi thay nhu cầu nhân công.
+ Sự thay đổi về lực lượng lao động của đơn vị:
- Sự đổi thay lao động như nghỉ hưu, từ nhiệm, kết thúc hiệp đồng, bỏ việc, thuyên chuyển … là những đổi thay sẽ tương tác tới nhu cầu ngày mai về nhân công của công ty
- Những thay đổi về chất lượng cần lao như tính năng động, ý thức trách nhiệm, trình độ thành thục về kỹ thuật …
- Các yếu tố khác rất khó dự báo như: sự vắng mặt, chết … đây là các nguyên tố mà các nhà quản lý rất khó tiên liệu trước.
Nói chung các yếu tố tương tác đến nhu cầu nhân công của đơn vị tương tác đến:
-  Khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh hay dịch vụ của tổ chức.
-  Khả năng phát triển thị trường mới- mở ra những cơ sở mới.
-  Việc nâng cao chất lượng sản phẩm hay chất lượng dịch vụ.
-  Sự thay đổi và áp dụng công nghệ kỹ thuật mới.
-  Thiết kế lại công tác và cơ quan lại bộ máy. - Khả năng tài chính của cơ quan.
-  Sự đổi thay về chất lượng và nhân cách của viên chức. - Tỉ lệ thuyên chuyển và thay thế dự kiến.
3/ Các cách thức dự báo nhu cầu nhân lực:
Dự báo nhu cầu mai sau về nhân lực của một công ty là sự biểu thị rõ ràng những đổi thay của các nhân tố thúc đẩy tới nhu cầu nhân lực dưới hình thức các nhu cầu được dự báo trước. Dự báo nhu cầu trước mắt, trong tương lai gần, và trong mai sau xa.
Tất nhiên các dự báo dài hạn sẽ khó khăn hơn do khó dự báo các nhân tố tương tác và mức độ tác động của nó. Bởi vậy các dự báo dài hạn thì các mục đích thường chung chung hơn. Các dự báo ngắn hạn thì các mục tiêu cần phải cụ thể hơn. Việc xác định kế hoạch mục tiêu dài hạn cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn.
A) phương pháp dự báo ngắn hạn: bao gồm việc phác họa hiện trạng nhân lực của đơn vị và cách thức phân tách truyền thống.
+ Phác họa hiện trạng nhân công của tổ chức: Phải giảsử rằng nguồn và thành phần nhân lực hiện tại của đơn vị là hoàn hảo cho nhu cầu ngày mai gần. Nhu cầu độc nhất vô nhị là thay thế những người ra đi doanh nghiệp hoặc di chuyển ngay trong đơn vị. Tỉ dụ: những người sẽ về hưu, đi học , chuyển sang phòng ban khác …
+ Cách thức phân tách truyền thống: bao gồm các cách thức sau
- Phương pháp phân tích thiên hướng: Đây là cách thức mang tính định hướng. Nó dựa vào thiên hướng phát triển trong tương lai. Cách thức này người ta lập một danh mục diễn đạt tình hình kinh doanh hiện tại, sau đó người ta tiên đoán những thay đổi về nhu cầu nhân lực dựa trên những thay đổi được dự đoán trước trong kinh doanh.
Cách thức này được sử dụng trong một môi trường kinh doanh tương đối ổn định.
Hạn chế của cách thức này là ít chính xác. Vì nó chỉ dựa vào nhân tố thời gian và khuynh hướng phát triển chung cũng như phải giả thiết mối quan hệ cũ có thể vận dụng được cho tương lai.
- Phương pháp phân tích hệ số: bản chất phương pháp này là xác định nhu cầu viên chức dựa vào khối lượng, quy mô sinh sản – kinh doanh , dịch vụ và năng suất của một viên chức.
Cách thức này cũng có hạn chế: ít chuẩn xác vì nó tùy thuộc rất lớn vào dự báo khối lượng sản xuất – kinh doanh và được xây dựng trong giả thiết hiệu suất của một nhân sự không thay đổi trong ngày mai.
- Dự báo công ty: Các quản trị gia cấp thấp phân tách tình hình của doanh nghiệp mình sau đó dự báo nhu cầu nhân công cho bộ phận mình . Dự báo công ty sau đó được hội tụ lại để xác định dự báo toàn thể về nhân lực của cơ quan. Dự báo đơn vị là kỹ thuật dự báo ngược vì công việc dự báo được làm từ cấp thấp sau đó được các cấp quản trị bên trên giao hội lại.
- Kỹ thuật Delphi: (Còn gọi là cách thức chuyên gia): cách thức này người ta sử dụng các nhà quản lý cấp trên và các chuyên gia trong lĩnh vực dự báo này để đàm luận lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được sự hợp nhất. Kỹ thuật Delphi là kỹ thuật dự báo "từ trên xuống” vì việc dự báo được thực hiện từ cấp lãnh đạo rồi lệnh xuống cấp dưới.
Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân công. Vì rằng tất cả các phương pháp trên cho dù có vận dụng khoa học – kỹ thuật cao đến đâu chăng nữa thì vẫn chẳng thể lường hết những biến đổi trong tương lai, vì thế bằng óc phán đoán của mình các nhà quản trị phân tách ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến hoạt động sinh sản kinh doanh của công ty và họ sẽ quyết định nhu cầu nhân công.
B)Các phương pháp dự báo dài hạn và trung hạn: bao gồm phân tích toàn cảnh và dựa vào máy tính.
+ Phân tích toàn cảnh: là việc phân tách những cảnh ngộ khác nhau cho phép các nhà đồ mưu hoạch đánh giá nhiều nguyên tố tương tác thúc đẩy lẫn nhau (ví dụ như các bước ngoặt kinh tế, sự xuất hiện các nhà cạnh tranh mới trên thị trường, những đổi thay về công nghệ … ). Những thúc đẩy của sự thay đổi đó được gắn với những mục tiêu mà đơn vị theo đuổi trong tương lai sẽ được các nhà hoạch định cân nhắc để quyết định. Việc dự báo các nhu cầu nhân công tương lai của cơ quan có thể thực hành cho mỗi tình cảnh khác nhau. Trong thời điểm cụ thể các nhà hoạch định cũng cần phải đưa ra các dự báo ngắn hạn cụ thể. Tức là các hoạch định dài hạn cũng cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn. Dự báo dài hạn chắc chắn có độ chênh lớn hơn so với các dự báo ngắn hạn. Dù sao, lợi thế của phân tích toàn cảnh là ở chỗ phương pháp đó có khả năng cung cấp một cách chóng vánh những kế hoạch ăn nhập nếu phương án đã được chọn chẳng thể đưa vào thực tiễn.
+ Mô phỏng bằng máy tính: là một trong những cách thức đương đại để dự báo nhân lực ngày mai của công ty . Mô phỏng bằng máy tính làsự biểu thị bằng toán học quá trình và chính sách chính của công ty cũng như những diễn biến nhân lực trong cơ quan. Sự mô phỏng bằng máy tính mau chóng giúp ta đưa ra các kế hoạch nhân công trong một môi trường biến đổi. Bằng sự đổi thay các tham số trong chương trình máy tính có thể dễ dàng tính đến những thay đổi trong các quyết định của cơ quan. Vấn đề ở chỗ ở những thời khắc nào đó các nhà QL phải quyết định chọn lọc các nhân tố hay điều kiện nào được coi là dễ xảy ra nhất để thực hiện được những dự báo ngắn hạn và cụ thể hơn về nhân công .
TIẾN TRÌNH đồ mưu HOẠNH
Khi dự báo nhu cầu nhân công các nhà hoạch định phải xác định các phương hướng chiến lược và khả năng thực hiện các mục đích chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của đơn vị. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực là quá trình liên kết những nỗ lực của kế hoạch nhân lực với định hướng chiến lược của công ty.
Xác định các phương hướng chiến lược:
·Các mục đích phát triển
·Mức thu nhập và lợi tức dự báo
·Quy mô mong muốn của tổ chức
·Mục đích xác nhận của đơn vị
·Mục đích về chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thực hành các mục tiêu chiến lược :
·Cần phải thỏa mãn các mục tiêu nào?
·Các chức năng hiện tại sẽ phát triển như thế nào?
·Sẽ cần các loại năng lực gì?
·Cần bao nhiêu người để thực hiện công việc?
·Vào lúc nào và mất bao lăm thời gian?
·Công việc là bán thời gian hay toàn phần?
·Trong số nhân viên bây giờ, có những nhân sự nào có khả năng thực hiện được công việc này?
·Với sự bồi dưỡng đào tạo liệu nhân viên có khả năng thực hiện được công việc này không?
Dự báo về mức độ khả dụng của nguồn nhân công :
·Phân tích mức độ khả dụng của số nhân viên hiện nay
·Xác định nhân sự có khả năng đáp ứng những nhu cầu sau một đợt bồi dưỡng tu nghiệp (hoặc không bồi bổ)
·Nắm bắt những năng lực và kỹ năng của tất cả các nhân sự hiện có :
- Kinh nghiệm nghề nghiệp
- Hiệu quả
- Huấn luyện và trình độ nghiệp vụ
- Lĩnh vực chuyên môn nắm vững
- Mối quan tâm, khao khát và hoài vọng nghề nghiệp của nhân viên
Mục đích của lập mưu hoạch nghề nghiệp:
ONâng cao hiệu quả nguồn nhân công (có đủ số lượng với trình độ kỹ thuật cần thiết vào đúng lúc).
OGiảm sự chênh lệch về lượng.
OGiảm sự chênh lệch về chất.
Chênh lệch về lượng là khi xảy ra tình trạng thiếu hoặc thừa nhân công. Thiếu nhân lực là tình trạng số chỗ làm trong đơn vị nhiều hơn số người có năng lực để thực hành chức danh. Thừa nhân lực là số người có trình độ nghiệp vụ cao hơn nhiều so với số chỗ làm cần thỏa mãn.
Chênh lệch về chất là tình trạng không có đủ số nhân sự có năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hành các chức danh cần tuyển hoặc viên chức có trình độ nghiệp vụ quá cao so với các chức danh cần bổ nhiệm.
P5media.Vn